Příručka - obchodní smlouvy v dodavatelských vztazích (2.)

Předkládáme vám druhý díl seriálu pro obchodní manažery malých a středních podniků seznamujícího se základními právními principy procesu uzavírání obchodních smluv. Text je upravenou podobou manažerského vzdělávacího programu, který jsme připravili pro jednu ze specializovaných vzdělávacích agentur v minulých letech. Na pokračování vyšel rovněž v odborném časopise. Nyní jej nabízíme zdarma, a pokud máte zájem o zaslání všech dílů semináře v jednom PDF dokumentu, napište nám na lawyer@lawyer.cz a my vám jej obratem zašleme (zasíláme pouze na firemní e-mailové adresy).

Konstrukce smluvního vztahu

Obvykle, když se řekne smlouva, představíte si list papíru, na kterém jsou uvedena veškerá smluvní ujednání, v závěru podepsaný smluvními stranami. Jak však již bylo řečeno v minulém díle, forma, ve které může být smlouva uzavřena, nemusí být zdaleka jen písemná, a už vůbec ne jen listinná. Vysvětlili jsme si také, že smlouva nemusí obsahovat veškerá právní pravidla, kterými se smluvní strany musí řídit, ale že některá tato pravidla mohou vyplývat přímo ze zákona, aniž by o nich byla ve smlouvě zmínka. Rovněž bylo řečeno, že uzavření smlouvy v písemné formě bychom měli vždy preferovat, neboť tato forma dává pevnější základ pro výklad budoucích pochybností mezi stranami.

Na tomto místě se seznámíme s některými typy konstrukce smlouvy. Přitom budeme vycházet z předpokladu, že mezi stranami bude smlouva uzavírána v písemné formě. Ukážeme si, že pokud s některými smluvními partnery uzavíráme smlouvy opakovaně, anebo uzavíráme opakovaně jeden typ smluv s různými partnery, není třeba vždy jednotlivě opakovat některá smluvní ujednání pro každý dílčí smluvní vztah, ale lze položit určitý základní soubor pravidel, od kterých se dílčí vztahy (a jejich pravidla) odvíjí.


Smlouva jako jediný dokument

V obchodních vtazích obecně zůstává onen „list papíru“ nejčastější podobou smlouvy. Strany si v písemné formě provedené na listině uvedou vzájemná práva a povinnosti (pravidla) vyplývající z právního vztahu, do něhož hodlají vstoupit. Svými podpisy, resp. podpisy oprávněných osob pak projeví svou vůli být písemným obsahem vázány. Smlouva je tak uzavřena v podobě jediného listinného dokumentu; tento dokument samozřejmě bývá vypracován ve dvou, nebo více vyhotoveních, aby každá ze stran měla alespoň jedno vyhotovení.

V případě vzniku pochybností nebo právního sporu je to pak právě tento smluvní dokument, z něhož lze zjistit, jaké pravidlo bylo sjednáno, a jak tedy má být spor vyřešen. Podpůrně je také třeba zjistit znění zákona, které se na daný vztah vztahuje – jak jsme si však uvedli, pokud je dané zákonné pravidlo dispozitivní, je třeba zkoumat, zda ve smlouvě nebylo upraveno odlišně.

V rámci dodavatelských vztahů se smlouva jako jediný dokument většinou objevuje v případě jednorázových obchodů, které jsou do značné míry individuální (např. dodávka technologického celku na míru).


Přílohy ke smlouvě

Přílohy ke smlouvě jsou samostatné dokumenty, ve kterých si smluvní strany většinou vymezují obsahové části smlouvy technického charakteru nebo některé podrobnosti. Přílohy mohou obsahovat rovněž vedlejší právní dokumenty, které jsou potřebné k plnění smlouvy (např. plná moc).

U smluv uzavíraných v dodavatelských řetězcích je v přílohách často blíže určen předmět dodávky, jeho cena a dále technické specifikace předmětu dodávky. V praxi je pak nutno ve smlouvě samé na přílohu odkázat, čímž se rozumí vyjádření vůle, aby samostatný dokument byl považován za součást smluvních ujednání jako příloha ke smlouvě. Odkaz se většinou objevuje přímo v příslušných ustanoveních smlouvy a často se přílohy ke smlouvě rekapitulují v závěrečných ustanoveních smlouvy. Tato konstrukce umožňuje smluvním stranám, že nemusí předmět koupě a jednotlivé položky ceny vpisovat přímo do textu smlouvy, což by ji v případě většího množství dodávaných položek mohlo činit nepřehlednou.

Aby se zamezilo pochybnostem o autentičnosti přílohy, měla by příloha vždy být jako příloha označena, včetně svého čísla, a určena smlouva, k níž se vztahuje, anebo být ke smlouvě neoddělitelně připojena. Lze doporučit podpis smluvních stran i na příloze.


Obchodní podmínky

Obdobnou povahu mají i další dokumenty, které strany sice neoznačily za přílohu ke smlouvě, nicméně na dokument nějakým způsobem odkázaly, s výslovným uvedením, že část smlouvy, kterou daný dokument blíže specifikuje, považují za závaznou. Obchodní zákoník je označuje jako obchodní podmínky (§ 273 odst. 1 obchodního zákoníku).

Dle definice obchodního zákoníku lze rozlišovat mezi „obchodními podmínkami“ jako obecným dokumentem, který vymezuje některou část smluvního vztahu, bez ohledu na to, kdo je jejich tvůrcem, a „všeobecnými obchodními podmínkami“, které jsou vypracovány odbornými nebo zájmovými organizacemi. V praxi má toto rozlišení význam v otázce, zda byly strany s podmínkami dostatečně seznámeny, jak bude uvedeno dále. Pro naši potřebu je na tomto místě důležité si uvědomit, že ve smlouvě můžete učinit odkaz na dokument vymezující určitou část vzájemných práv a povinností, a tím učinit jeho obsah pro daný smluvní vztah závazný. Takový dokument může být nazván jakkoli a jeho původcem může být jak některá ze smluvních stran, tak třetí osoba, na smluvních stranách nezávislá.

Zákon dále požaduje, aby smluvní strany byly, nebo měly možnost se s obsahem takového dokumentu dostatečně seznámit, neboť jen ohledně takového obsahu smlouvy, který je smluvní straně dostatečně znám, může smluvní strana učinit náležitý projev vůle být jím vázán. Jak jsem naznačil výše, zákon zde rozlišuje mezi „všeobecnými obchodními podmínkami“, které jsou vypracovány odbornými nebo zájmovými organizacemi, a „obchodními podmínkami“ jako obecným dokumentem, který vymezuje některou část smluvního vztahu, bez ohledu na to, kdo je jejich tvůrcem. Zatímco v prvém případě postačí pouze odkaz na podmínky, ve druhém případě zákon požaduje, aby byly stranám známé nebo ke smlouvě přiložené. Z uvedeného důvodu vždy doporučuji, aby smlouva obsahovala vyjádření, že se smluvní strany s obchodními podmínkami seznámily, nebo nejlépe, aby toto vyjádření bylo uvedeno přímo na výtisku podmínek s uvedením podpisu smluvních stran.

Pro vztah mezi (všeobecnými) obchodními podmínkami a smlouvou samotnou platí, že odlišná ujednání ve smlouvě mají přednost před ujednáními podmínek. Tento vztah vyplývá právě z povahy obchodních podmínek, kdy tyto jsou zpravidla považovány za jakýsi smluvní standard, kdežto smlouva, kterou smluvní strany mezi sebou uzavírají, představuje úpravu tohoto standardu pro konkrétní případ. Díky tomuto pravidlu nemůže nastat situace, že by smluvní ujednání bylo neplatné pro neurčitost (rozpor mezi smlouvou a podmínkami). K takové neplatnosti by však mohlo dojít v případě, kdy smlouva odkazuje na vícero obchodních podmínek, které danou otázku upravují odlišně, a smlouva samotná tuto otázku neupravuje. Proto pokud smlouvu vytváří více navazujících dokumentů (např. všeobecné obchodní podmínky a reklamační řád) doporučuji ve smlouvě výslovně stanovit pořadí jejich priority.

Níže se seznámíme se dvěma častými typy obchodních podmínek.

Ceník

Za obchodní podmínky ve výše uvedeném smyslu lze považovat např. ceník, který vydává jedna strana (dodavatel) jako položkový seznam nabízeného zboží s jednotkovými cenami. Ceníkem jsou určeny obchodní podmínky smlouvy co do výše kupní ceny.

Jelikož se v případě ceníku většinou nejedná o obchodní podmínky vydávané odbornými nebo zájmovými organizacemi, je třeba, aby se kupující při uzavírání smlouvy dostatečně s ceníkem seznámil, případně aby byl ke smlouvě přiložen. Tento požadavek platí u smluv, které jsou uzavírány na jednorázové dodávky. Protože dodavatel může v průběhu času ceník měnit v závislosti na vývoji cen, doporučuji vždy v těchto případech uvádět např. datum vydání ceníku, nebo jeho číslo, jsou-li aktuální verze ceníku průběžně číslovány.

Odkazu na aktuální ceník se však nejčastěji využívá u smluvních vztahů dlouhodobějších (zastřešených rámcovou smlouvou – viz další výklad). V takovém případě se předpokládá, že dodavatel bude v průběhu trvání smlouvy ceník jednostranně měnit, v závislosti na vývoji cen. Na tomto příkladě si tedy ukážeme, jak by dodavatel měl ve smlouvě formulovat skutečnost, že určitá část smlouvy (obchodních podmínek) může být z jeho strany jednostranně měněna, a naopak, jak by si měl odběratel zajistit, aby toto oprávnění nemohlo být proti němu zneužito. Obecně řečeno, smlouva nemůže být jednostranně měněna, pokud si to smluvní strany výslovně nesjednají.

Jste-li v pozici dodavatele a chcete mít v dlouhodobějším smluvním vztahu možnost měnit ceník dle aktuálního vývoje cen, je třeba tuto možnost výslovně zakotvit do smlouvy. V kupní smlouvě, která předpokládá, že zboží bude dodáváno průběžně na základě dílčích objednávek, může toto zakotvení vypadat např. takto:

V článku „Kupní cena“:
„Kupující se zavazuje prodávajícímu zaplatit kupní cenu za zboží, jak vyplývá z ceníku prodávajícího aktuálního ke dni provedení objednávky. Kupující prohlašuje, že se před podpisem této smlouvy seznámil s aktuálním ceníkem a má k dispozici jeho vyhotovení. Prodávající je oprávněn ceník jednostranně změnit; vůči kupujícímu je změna účinná okamžikem doručení aktuálního znění ceníku způsobem uvedeným v této smlouvě.“

Z uvedeného tedy plyne, že dodavatel je oprávněn ceník změnit, nicméně vždy musí o změně vyrozumět kupujícího, jinak není změna vůči kupujícímu účinná. Prodávající by si tedy měl hlídat skutečnost, zda byl aktuální ceník odeslán. V návaznosti na oprávněnou změnu je pak kupující povinen zaplatit kupní cenu dle ceníku, který je v okamžik nákupu zboží aktuální. Z toho ovšem vyplývá nutnost, aby kupující byl s aktuálním ceníkem dostatečně obeznámen. Strany by si tedy měly sjednat i způsob oznamování změn a okamžik jejich účinnosti.

Odběratel by si v těchto případech měl zejména pohlídat, zda jej případné změny ceníku nemohou dostat do situace, kdy by byl vázán zboží odebírat i v případě neočekávané změny ceníku. Tak je tomu zejména v případech, kdy se kupující zaváže k určitému minimálnímu odběru zboží v průběhu roku. V takovém případě by měl mít kupující sjednánu možnost smlouvu okamžitě ukončit. Ve smlouvě může toto ujednání vypadat např. takto:

V článku „Kupní cena“:
„Prodávající je oprávněn ceník jednostranně změnit; vůči kupujícímu je změna účinná okamžikem doručení aktuálního znění ceníku způsobem uvedeným v této smlouvě. Kupující je v případě nesouhlasu se změnou ceníku povinen provést odstoupení od smlouvy, a to do 7 dnů od doručení změny kupujícímu.“

Uvedená doporučení týkající se změn ceníku platí rovněž pro jiné změny obchodních podmínek.

Všeobecné dodací podmínky

Jiným běžným typem obchodních podmínek jsou „všeobecné dodací podmínky“, resp. obecněji řečeno obchodní podmínky, kterými si obchodní společnost upraví obvyklé otázky nákupu a prodeje, jež se opakovaně objevují ve smluvních vztazích s obchodními partnery této společnosti (např. způsob doručování objednávek, dodání zboží, obecné platební podmínky, smluvní pokuty, způsob řešení sporů apod.). Název těchto podmínek bývá různý – jak jsme si již uvedli, na tomto názvu zpravidla nezáleží.

Účelem zakotvení některých otázek v jednom obecném dokumentu, na který je smlouvou pouze odkazováno, je především:
- standardizace některých procesů pro vnitřní potřeby společnosti
- sjednocení přístupu vůči obchodním partnerům, kdy jednotnými obchodními podmínkami je dán jednotný právní základ všech právních vztahů s různými subjekty
- snazší orientace v aktuálních smluvních vztazích


Rámcová smlouva

Další možnou konstrukcí smluvního vztahu je uzavření tzv. rámcové smlouvy. Rámcová smlouva není samostatným typem smlouvy, který by byl vymezen v zákoně. Jedná se o právní konstrukci smluvního vztahu, kdy smluvní strany mezi sebou uzavřou rámcovou smlouvu jako základ jejich právních vztahů a poté na základě rámcové smlouvy vstupují do dílčích smluvních vztahů s blíže konkretizovaným obsahem – zjednodušeně řečeno, smluvní strany poté, co mezi sebou uzavřou základní rámcovou smlouvu, uzavírají dílčí smlouvy.

Uzavření rámcové smlouvy s obchodním partnerem přináší výhodu zpravidla v případě, kdy strany hodlají spolupracovat dlouhodobě. Na základě rámcové smlouvy poté uzavírají samostatné dílčí smlouvy, kterými realizují konkrétní obchod v rámci dlouhodobého vztahu. Typ dílčí smlouvy navazuje na typ rámcové smlouvy – pokud je uzavřena např. rámcová kupní smlouva, pak na jejím základě jsou zpravidla uzavírány dílčí kupní smlouvy.

Každá dílčí smlouva představuje samostatný smluvní vztah mezi stranami rámcové smlouvy. Obsah tohoto smluvního vztahu je primárně vymezen v dílčí smlouvě a podpůrně ve smlouvě rámcové. Platí tedy, že ujednání v dílčí smlouvě mají přednost před ujednáními smlouvy rámcové (pokud není výslovně sjednáno jinak).

Jak vyplývá z jejího označení, je účelem rámcové smlouvy stanovit právní rámec pro dlouhodobý právní vztah. V rámcové smlouvě se proto většinou sjednávají:

Základní obecné vymezení typu smlouvy
Jako smlouvu rámcovou lze uzavřít prakticky kterýkoli typ smlouvy (v dodavatelských vztazích se bude většinou jednat o smlouvu kupní, příp. smlouvu o dílo), nebo i smlouvu atypickou.
V rámcové kupní smlouvě se tak zpravidla sjedná, že po dobu trvání rámcové smlouvy se prodávající zavazuje dodávat kupujícímu zboží, které bude co do druhu, množství, případně i ceny sjednáno v dílčích smlouvách.

Způsob uzavírání dílčích smluv
Smluvní strany mohou zvolit různý způsob uzavření dílčí smlouvy, stejně jako je tomu u samostatných smluv uzavíraných pro jednorázové obchodní případy. Možnosti jsou zde opravdu široké, proto uvedu příkladem pouze některé nejobvyklejší případy:

-     Rámcová kupní smlouva stanoví, že dílčí kupní smlouva je uzavřena okamžikem, kdy kupující doručí prodávajícímu konkrétní objednávku, která specifikuje druh a množství objednávaného zboží. To znamená, že již v rámcové smlouvě se prodávající zavázal objednávky akceptovat. Tato konstrukce je výhodnější pro kupujícího, neboť ví, že prodávající je povinen objednané zboží vždy dodat. Prodávající by si proto měl v rámcové smlouvě alespoň vymínit, jaké minimální nebo maximální množství zboží je kupující oprávněn objednat v jedné objednávce, příp. za určité časové období.

-    Rámcová kupní smlouva stanoví, že dílčí kupní smlouva je uzavřena až okamžikem, kdy prodávající obdrženou objednávku kupujícího potvrdí (přijme). To znamená, že tato konstrukce nezavazuje prodávajícího zboží dodat na základě doručené objednávky, dokud ji nepřijme. Tato situace je výhodnější pro prodávajícího, neboť sám se může rozhodnout, zda objednávce vyhoví. Kupujícího však staví do nejistoty, zda mu prodávající vůbec bude potřebné zboží dodávat. Kupující by si v takovém případě měl v rámcové smlouvě vymínit alespoň lhůtu, ve které je prodávající povinen kupujícímu oznámit, zda objednávku přijímá nebo ne.

-    Rámcová kupní smlouva stanoví, že dílčí kupní smlouva musí být uzavřena jako samostatný listinný dokument podepsaný oběma stranami smlouvy. Tato konstrukce se objevuje méně často, neboť není dostatečně pružná. Vyžaduje totiž součinnost obou stran ve stejném časovém okamžiku.

-  Pravidelná ujednání, která jsou společná pro všechny jednotlivé obchody uzavřené na základě následných dílčích smluv. Mezi tato ujednání zpravidla patří např. obecná specifikace zboží (zboží je poté konkrétně specifikováno pro každý obchodní případ v dílčí smlouvě), kvalitativní a technické požadavky na zboží (odkazy na normy a právní předpisy), místo a způsob dodání (včetně určení, která ze stran nese náklady dopravy), dodací lhůty, pojištění zboží, okamžik přechodu vlastnického práva a nebezpečí škody na zboží, nároky z odpovědnosti za vady a nároky ze záruky, způsob komunikace mezi stranami, zejména zasílání závazných objednávek apod.

- Obecná ujednání, která jsou společná pro daný smluvní vztah. Mezi tato ujednání zpravidla patří určení rozhodného práva, způsob řešení sporů, určení místně příslušného soudu nebo rozhodčí doložka, povinnost mlčenlivosti apod.

Jak je zřejmé, jedná se prakticky o celou škálu smluvních ujednání. V dílčí smlouvě je pak již specifikováno pouze konkrétní zboží a případné odchylky od rámcové smlouvy. Dílčí smlouva je tedy zpravidla velmi jednoduchá, o to větší pozornost je třeba věnovat rámcové smlouvě.

Vykládací pravidla

Část obsahu smluvního vztahu lze ve smlouvě vymezit poměrně jednoduše odkazem na vykládací pravidla, tzv. doložkou. Vykládací pravidla jsou zpravidla soubory jednoduchých doložek, u kterých je uveden jejich obsahový výklad. Stranám proto pouze stačí uvést příslušnou doložku ve smlouvě, čímž dávají najevo, že se hodlají řídit obsahem této doložky, jak je vymezen ve vykládacích pravidlech. Pokud použijete ve smlouvě takové doložky, vždy je nutno u doložky uvést vykládací pravidla, která ji vymezují. V praxi se při prodeji zboží, zejména pak v mezinárodním obchodě, zřejmě nejčastěji používají doložky INCOTERMS 2000 vydané Mezinárodní obchodní komorou se sídlem v Paříži.


Autor: Mgr. Lukáš Mokrý
Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s., kde se zabývá zejména obchodním právem a rovněž oblastí veřejných zakázek.

Máte zájem o zaslání kompletních 5 dílů semináře v jednom PDF dokumentu? Napište nám na lawyer@lawyer.cz a my vám jej obratem zašleme zdarma. Upozorňujeme však, že tyto díly zasíláme pouze na firemní kontaktní e-maily, nikoliv na freemailové adresy typu seznam, centrum, gmail apod. Děkujeme za pochopení.