Povinné ukládání firemních dokumentů do sbírky listin

Článek revidován ke stavu po 1. lednu 2012.

Sbírka listin je součástí obchodního rejstříku, jedná se vlastně o veřejně přístupnou složku zákonem určených dokumentů vtahujících se k subjektu zapsanému do obchodního rejstříku. Osoby zapsané do obchodního rejstříku jsou do sbírky povinny ukládat některé listiny, které se tak stávají veřejně přístupnými – zejména se jedná o listiny vztahující se k založení právnické osoby, jmenování statutárních orgánů, výroční ekonomické výkazy, listiny týkající se přeměn společností a převodu jmění. Za nedodržení povinnosti hrozí citelné sankce.

Sbírka listin je každému přístupná na příslušném oddělení obchodního rejstříku u krajských soudů, resp. Městského soudu v Praze, v závislosti na místě sídla zapsaného subjektu. V současnosti je již sbírka listin postupně zpřístupňována i na internetu na stránkách Ministerstva spravedlnosti (http://www.justice.cz). Zpřístupněním obchodního rejstříku, včetně sbírky listin veřejnosti je sledováno především zajištění dostatečné jistoty třetích osob ohledně právních poměrů, ale i ekonomické situace subjektu zapsaného do obchodního rejstříku. Tomu odpovídá i zákonný princip ochrany dobré víry třetí osoby v zápis v obchodním rejstříku (§ 29 odst. 1 obch. zák.).

Listiny zakládané do sbírky listin

Listiny, u nichž zákon vyžaduje jejich uložení do obchodního rejstříku, je zpravidla povinna založit zapsaná osoba, nicméně zvláštní předpisy ukládají povinnost zaslat některé listiny týkající se zapsané osoby k uložení do sbírky listin i státním orgánům – těmto však nebudeme věnovat více pozornosti. Listiny, které se zakládají do sbírky listin, lze rozdělit do dvou základních skupin, a to na listiny, kterými se dokládá skutečnost zapisovaná do obchodního rejstříku, a listiny ostatní. Toto rozdělení má význam např. z pohledu počtu vyhotovení listiny a její formy k založení do sbírky listin, jakož i z hlediska následků nepředložení takové listiny – z povahy věci vyplývá, že pokud zapsaná osoba nepředloží první typ listiny k návrhu na zápis určité skutečnosti do obchodního rejstříku, nebude moci být taková skutečnost do rejstříku zapsána.

V dalším výkladu se zaměříme především na listiny, jejichž uložení by si měli podnikatelé, jako nejčastější případy osob zapsaných v obchodním rejstříku, sami ohlídat. Nebudeme podrobněji vyjmenovávat listiny, jež se do sbírky ukládají v souvislosti se složitějšími právními situacemi, jako např. přeměny společností, nebo listiny týkající se užšího okruhu speciálních subjektů (banky, organizační složky zahraničních osob, evropské společnosti), jejichž uložení do sbírky většinou zajišťují právní zástupci.

Listiny zakládané do sbírky jsou vyjmenovány především v ust. § 38i obchodního zákoníku (ust. § 38j obchodního zákoníku v případě zahraničních osob, nebo jejich organizační složky zapsané do obchodního rejstříku). Pro přehlednost dále zachovávám členění listin dle ustanovení tohoto zákonného ustanovení, s převzatým zněním zákona a komentářem. Do sbírky listin se tak především zakládají:

a) společenská smlouva nebo zakladatelská listina anebo zakladatelská smlouva společnosti, stejnopis notářského zápisu obsahujícího usnesení ustavující valné hromady akciové společnosti nebo ustavující schůze družstva, stanovy akciové společnosti, družstva nebo společnosti s ručením omezeným, pokud mají být podle společenské smlouvy vydány, a zakládací listinu státního podniku (dále jen "zakladatelské dokumenty”) a jejich pozdější změny; po každé změně zakladatelského dokumentu nebo stanov musí být uloženo také jejich platné úplné znění.

Do této skupiny listin tedy náleží základní dokumenty právnické osoby, které zpravidla vznikají při jejím založení, a to podle toho, které listiny zákon při zakládání konkrétního typu právnické osoby vyžaduje. Při prvozápisu právnické osoby do obchodního rejstříku jsou tyto listiny nezbytné, neboť se jimi zpravidla dokládají zapisované skutečnosti, zejména samotné založení právnické osoby a základní informace jako název, sídlo, předmět podnikání, statutární orgány apod.
U těchto listin upozorňujeme především na požadavek uložení úplného platného znění těchto listin v případě jejich změny, neboť na tuto povinnost bývá zapomínáno nejen samotnými zapsanými osobami, ale často také jejich právními zástupci při správě korporace. Nutno vzít v úvahu, že ke změně zakladatelských dokumentů nemusí docházet jen v důsledku rozhodnutí orgánu společnosti, např. valné hromady (typicky rozhodnutí o změně názvu), ale také jiných skutečností (např. změna adresy sídla v rámci téže obce, pokud k ní došlo pouze registrací v obchodním rejstříku, nebo změna předmětu podnikání v návaznosti na nedávné změny názvů oborů volných živností v živnostenském zákoně). Úplné znění změněného zakladatelského dokumentu nevyžaduje zvláštní formu, postačí prostý výtisk, zpravidla podepsaný statutárním orgánem (bez nutnosti podpis ověřovat).


b) rozhodnutí o volbě nebo jmenování, odvolání nebo doklad o jiném ukončení funkce osob, které jsou statutárním orgánem nebo jeho členem, likvidátorem, insolvenčním správcem anebo vedoucím organizační složky podniku (§ 13 odst. 3) nebo které jako zákonem upravený orgán nebo jako jeho členové jsou oprávněny zavazovat společnost nebo ji zastupovat před soudem anebo se takto podílejí na řízení nebo kontrole společnosti.

Rovněž zde se jedná o listiny, kterými se zpravidla také dokládá související návrh na zápis změny v osobě jednající za společnost do obchodního rejstříku. Bez doložení takové listiny by zápis nemohl být proveden. Forma takové listiny, jakož i orgán, který je oprávněn takovou listinu vydat, jsou zpravidla upraveny v zákoně u příslušného typu právnické osoby. Může se jednat jak o rozhodnutí orgánu společnosti (např. rozhodnutí valné hromady společnosti s ručením omezeným o jmenování nebo odvolání jednatele), tak o rozhodnutí soudu (např. jmenování insolvenčního správce), anebo i jednající osoby (např. odstoupení z funkce).


c) výroční zprávy, řádné, mimořádné a konsolidované účetní závěrky, pokud nejsou součástí výroční zprávy, vyžaduje-li jejich vyhotovení tento zákon nebo zvláštní právní předpis, návrh rozdělení zisku a jeho konečná podoba nebo vypořádání ztráty, pokud nejsou součástí řádné účetní závěrky, zpráva auditora o ověření účetní závěrky, zprávu o vztazích mezi propojenými osobami podle §66a odst. 9.
k) ovládací smlouva (§ 190b) a smlouva o převodu zisku (§ 190a), včetně jejich změn, a případné listiny prokazující zrušení smlouvy.

Jedná se o dokumenty ekonomické povahy, které se do sbírky listin zakládají za účelem transparentnosti hospodářské situace dotčeného subjektu. Těmito listinami se nedokládají zapisované údaje do obchodního rejstříku, dotčené subjekty by je tedy měly podávat pravidelně, po vzniku uvedeného dokumentu. Jednoduchým náhodným nahlédnutím do sbírky listin přístupné prostřednictvím internetového portálu Ministerstva spravedlnosti (http://www.justice.cz) však lze zjistit, že povinnost dokládat tyto listiny bývá často nedodržena. Při nedodržení této povinnosti však mohou nastoupit soudní sankce (srov. další výklad), nebo např. v případě nedodání zprávy o vztazích mezi propojenými osobami může vzniknout solidární odpovědnost statutárního orgánu ovládané osoby, která tuto povinnost nesplnila, za škodu způsobenou v důsledku vztahu mezi ovládající a ovládanou osobou k újmě ovládané společnosti (srov. ust. § 66a odst. 15 druhá věta obchodního zákoníku).
Jelikož jde veskrze o účetní dokumenty, nejsou-li tyto dokumenty uloženy do sbírky listin, hrozí uložení sankce finančním úřadem také podle zákona o účetnictví, tedy tři procenta z hodnoty aktiv. Finanční úřad může také uložit povinnost odstranit protiprávní stav. Úhrn všech pokut uložených subjektu za účelem vymožení splnění této povinnosti může dosáhnout až šesti procent z hodnoty aktiv.


d) rozhodnutí o zrušení právnické osoby, rozhodnutí, jímž se ruší rozhodnutí o zrušení právnické osoby, rozhodnutí o přeměně obchodní společnosti nebo družstva, rozhodnutí o zrušení rozhodnutí o přeměně obchodní společnosti nebo družstva, rozhodnutí soudu o neplatnosti společnosti (§ 68a), zprávu o průběhu likvidace podle § 75 odst. 1, seznam společníků podle § 75a odst. 1 anebo zprávu o naložení s majetkem podle §75 odst. 6 obchodního zákoníku.

Jedná se o dokumenty související se zrušením společnosti. V první skupině jde o dokumenty vydané orgánem společnosti (např. rozhodnutí valné hromady o zrušení společnosti s likvidací) nebo soudem (rozhodnutí o neplatnosti společnosti), kterými se dokládá návrh na příslušný zápis do obchodního rejstříku, ve druhé o dokumenty související s průběhem likvidace subjektu, které do sbírky zakládá zpravidla likvidátor.


h) posudek znalce nebo znalců na ocenění nepeněžitého vkladu při založení společnosti s ručením omezeným nebo akciové společnosti nebo při zvýšení jejich základního kapitálu, posudek znalce na ocenění jmění při přeměnách obchodních společností a družstev a na ocenění majetku podle §196a odst. 3.

Znalecký posudek pro ocenění hodnoty nepeněžitého vkladu je listinou, kterou se dokládá skutečnost zapisovaná do obchodního rejstříku, a to výše základního kapitálu a výše vkladu společníka. Bez této listiny by tyto skutečnosti nemohly být zapsány, nestává se tedy, že by docházelo k opomenutí jejich založení do sbírky listin. Znalec musí být ustanoven soudem (viz ust. § 59 odst. 3 obchodního zákoníku).


j) smlouva o převodu podniku nebo jeho části, smlouva o nájmu podniku nebo jeho části, včetně oznámení o jejím prodloužení podle §488f odst. 1 obchodního zákoníku, případné listiny prokazující zánik nájmu, usnesení soudu o nabytí podniku děděním.

Tyto dokumenty se nevztahují přímo ke korporátním vztahům zapsaného subjektu, ale k jeho obchodním vztahům. Mají však natolik podstatný význam pro fungování společnosti, jakož i na její obchodní vztahy, že zákonodárce považoval za nutné skutečnost o uzavření smlouvy zapsat do obchodního rejstříku a znění takových dokumentů uveřejnit ve sbírce listin. Společnost totiž na základě takových dispozic s podnikem, jako souborem veškerých jejich hmotných, jakož i osobních a nehmotných složek podnikání (resp. v souvislosti s děděním podniku), významně přenáší provozování svého podnikání, ale také své majetkové hodnoty náležející k podniku (např. nemovitosti, výrobní zařízení atd.) na jinou osobu. Uveřejnění smluv o převodu podniku nebo jeho části ve sbírce pak má zajistit ochranu věřitelů, kteří se mohou ve lhůtě do 60 dnů ode dne, kdy se dověděli o prodeji podniku, nejpozději však do šesti měsíců ode dne, kdy prodej byl zapsán do obchodního rejstříku domáhat, že aby soud určil, že vůči nim je převod závazku prodávajícího na kupujícího neúčinný, pokud se nepochybně prodejem podniku zhorší dobytnost pohledávky věřitele. V případě smlouvy o nájmu podniku nebo jeho části se věřitel se může domáhat, aby soud prohlásil všechny závazky pronajímatele, které náležejí k pronajatému podniku, za splatné k účinnosti smlouvy o nájmu podniku, jestliže je nájmem podniku ohroženo jejich plnění; není-li toto právo uplatněno do tří měsíců od účinnosti smlouvy o nájmu podniku, zaniká. (K pojmu podnik srov. § 5, ke smlouvě o prodeji podniku § 476 a násl., ke smlouvě o nájmu podniku § 488b a násl. obchodního zákoníku.)


l) doklad o souhlasu druhého manžela s použitím majetku ve společném jmění manželů k podnikání podle zvláštního právního předpisu, stejnopis notářského zápisu o smlouvě o změně rozsahu společného jmění nebo výhradě jeho vzniku podle zvláštního právního předpisu, byla-li taková smlouva uzavřena, nebo rozhodnutí soudu o zúžení společného jmění, popřípadě smlouvu o rozdělení příjmů z podnikání podle zvláštního právního předpisu; v případě rozvodu musí být uložena dohoda o vypořádání společného jmění podle zvláštního právního předpisu nebo rozhodnutí soudu, popřípadě prohlášení podnikatele, že k dohodě ani rozhodnutí soudu nedošlo.

Těmito dokumenty se nedokládají skutečnosti zapisované do obchodního rejstříku, a také bývají často opomíjeny. Dle mého názoru se však tato povinnost týká pouze fyzických osob – podnikatelů, zapsaných do obchodního rejstříku, nikoli např. na společníky, neboť vlastnictví obchodního podílu není podnikáním. Podnikatel fyzická osoba, zapsaná nebo zapisovaná do obchodního rejstříku předkládá tuto listinu v případě, kdy k podnikání používá majetku zahrnutého do společného jmění manželů, tedy nikoli v případě, kdy jde o jeho výlučný majetek.


m) smlouva o zastavení obchodního podílu, smlouvu o převodu obchodního podílu.

Obě smlouvy je nutno přiložit jako listiny prokazující zapisované skutečnosti do obchodního rejstříku, tedy vznik zástavního práva k obchodnímu podílu nebo převod obchodního podílu. Zástavní právo k obchodnímu podílu vzniká až zápisem zástavního práva do obchodního rejstříku. Návrh na zápis zástavního práva do obchodního rejstříku podává buď zástavní věřitel, nebo zástavce, a tudíž přikládá i zástavní smlouvu do sbírky listin. Na druhou stranu převod obchodního podílu je účinný okamžikem uzavření smlouvy o převodu obchodního podílu – zápisem do obchodního rejstříku se změna společníka pouze deklaruje, nicméně i k jejímu doložení je nutno předložit smlouvu.


Do sbírky listin se od 1. ledna 2012 neukládají podpisové vzory osob zapsaných jako osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby.



Způsob ukládání dokumentů do sbírky listin

Zákon stanoví podnikatelům (tj. fyzickým i právnickým podnikajícím osobám) zapsaným v obchodním rejstříku povinnost předložit bez zbytečného odkladu od vzniku rozhodné skutečnosti rejstříkovému soudu do sbírky listin zakládané listiny (stejně tak má podnikatel povinnost podat návrh na zápis změn do obchodního rejstříku bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti). Listiny se od 1. ledna 2012 předkládají jen v jednom vyhotovení.
Zákon stanoví, že listiny, které je povinna do sbírky listin zakládat zapsaná osoba, lze založit v listinné nebo elektronické podobě, nicméně Ministerstvo spravedlnosti vyhláškou č. 562/2006 Sb. stanoví které listiny lze do sbírky ukládat výhradně v elektronické podobě, a dále způsob převedení listin do elektronické podoby, jakož i způsob nakládání s převedenými listinami.
Povinnost elektronické formy se vztahuje na ty listiny, kterými se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku.

Pokud je listina předkládaná v elektronické formě, je povinným formátem, do kterého mají být listiny převáděny, formát Portable Document Format (koncovka .pdf). Elektronické verze listin jsou pak rejstříkovému soudu předkládány na nosiči CD-R (nikoli DVD-R) nebo elektronickou poštou.

V této souvislosti upozorním na možnost, byť právně diskutabilní, v předkládaných dokumentech, zejména těch elektronických, znepřístupnit (vymazat, zaslepit apod.) některé citlivé obchodní údaje, které si podnikatel přeje ponechat utajeny. Často se tak děje např. ohledně výše kupní ceny za obchodní podíl ve společnosti, kdy si strany nepřejí částku zveřejnit. Je zřejmé, že takový postup znamená, že listina není do sbírky zakládána v plném znění, lze tedy zpochybňovat zda doložením takto upravené listiny byla splněna zákonná povinnost, nicméně ze strany rejstříkových soudů bývají takové listiny do sbírky zakládány (je však také možné, že se tak děje proto, že příslušná soudní oddělení nekontrolují obsah listin zakládaných do sbírky). Takový postup však jistě nelze doporučit u listin účetní povahy, kdy účelem jejich založení do sbírky je právě zveřejnění ekonomických údajů o hospodaření společnosti, jakož i u dalších listin (zejm. listiny týkající se přeměny společnosti, smlouvy o prodeji podniku apod.).
 

Sankce za neuložení listiny do sbírky listin

Jak bylo uvedeno, podnikatel je povinen listiny do sbírky zakládat bez zbytečného odkladu od jejich vzniku. Navíc platí, že pokud je určitý údaj zapsán v obchodním rejstříku, avšak ve sbírce listin není uložena odpovídající listina, poznamená rejstříkový soud tuto skutečnost do sbírky listin a vyzve podnikatele, aby listinu bez zbytečného odkladu předložil. K vynucení této povinnosti může rejstříkový soud uložit pokutu až 20.000,- Kč. O sankcích plynoucích z nedoložení účetních dokumentů podle zákona o účetnictví, které může uložit finanční úřad, bylo zmíněno výše u bodu c).

Za určitých okolností může hrozit rovněž sankce trestní, která postihuje konkrétní fyzické osoby ve funkci statutárního orgánu právnické osoby, anebo podnikatele fyzickou osobu. Dle ust. § 254 trestního zákoníku se trestného činu dopustí ten, kdo jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že bez zbytečného odkladu nepodá návrh na zápis zákonem stanoveného údaje do obchodního rejstříku, nadačního rejstříku, rejstříku obecně prospěšných společností nebo rejstříku společenství vlastníků jednotek nebo neuloží listinu do sbírky listin, přičemž hrozí uložení trestu zákazu činnosti, nebo i odnětí svobody, kdy výše trestní sazby podle závažnosti způsobené škody může činit až 8 let.

Naše advokátní kancelář zajišťuje svým klientum kontinuální správu firemních záležitostí, tak aby, byť nevědomky, statutární orgány svou činností či opomenutím nezpůsobily společnosti odpovědnost za škodu či správní sankce.

Mgr. Lukáš Mokrý, advokát
Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři, advokátní kancelář